Ab dem 25.05.2018 tritt die EU-DSGVO gemeinsam mit dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) in Kraft und lösen die bisherige Gesetzgebung ab. Die größten Veränderungen für Unternehmen und Arbeitgeber spielen sich im Bereich der Einhaltung der Datenschutzvorschriften sowie der Dokumentations- und Nachweispflichten, d.h. dem Gebot der Transparenz und der Zweckbindung (Art. 5 DSGVO), ab. Zukünftig werden Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung ab in Kraft treten verschärft und mit erheblichen Bußgeldern geahndet. Zudem drohen bei mangelnder Dokumentation bzgl. der Einhaltung der DSGVO verlorene Zivilprozesse.

h2>Für wen gilt die DSGVO und was ist genau erfasst?

Vom Anwendungsbereich der DSGVO erfasst werden Unternehmen, die in der EU ansässig sind, aber auch Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, wenn diese eine Niederlassung in der EU haben oder Daten von Personen aus der EU verarbeiten. Verarbeiten umfasst dabei alles, was mit Speichern und dem Umgang mit personenbezogenen Daten zu tun hat.
Die DSGVO gilt für ganz oder teilweise automatisierte Datenvorgänge. Das heißt, es betrifft nicht nur Daten, die in einem digitalisierten Dateisystem gespeichert sind oder werden, sondern auch solche, die nichtautomatisiert z.B. in Karteikästen abgelegt werden, sofern es sich um personenbezogene Daten handelt.
Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen, die eine Person direkt oder indirekt identifizierbar machen, zu verstehen. Das ist der Fall, wenn die Person mittels Zuordnung wie einem Namen, Telefonnummer, Geburtsdatum, einer Kennnummer, Standortdaten oder anderen besonderen Merkmalen identifiziert werden kann.

Rechtsgrundlagen für eine Datenverarbeitung

Grundsätzlich bedarf es bei der Verwendung personenbezogener Daten einer gesetzlichen Rechtsgrundlage. Für Arbeitgeber ergibt sich diese aus § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG-neu. Sofern die Voraussetzungen dafür nicht erfüllt sind, können Daten auf Grundlage von Betriebsvereinbarungen erhoben werden oder die betroffene Person willigt in die Datenverarbeitung freiwillig und ausdrücklich ein (Art. 7 und 8 DSGVO).

Neu ist bei der Einwilligung das Kopplungsverbot, d.h. eine Einwilligung gilt nur dann als freiwillig erfolgt, wenn sie nicht zur Bedingung für die Ausführung eines Vertrages gemacht wird, obwohl sie hierfür nicht notwendig ist, Art. 7 Abs. 4 DSGVO. Zudem bezieht sich die Einwilligung immer nur auf einzelne Verwendungszwecke, die dem Mitarbeiter möglichst genau mitzuteilen sind.
Bsp. Wird das Profilbild ergänzend zum News-Blog der Kanzleihomepage verwendet, sollte die Einwilligung diese Darstellungsweise ausdrücklich mitumfassen.
Zudem müssen Arbeitgeber zukünftig beachten, dass sie die beschäftigte Person über den Zweck der Datenverarbeitung und über ihr Widerrufsrecht in Textform aufzuklären haben (§ 26 Abs. 2 Satz 4 BDSG-neu).

Worauf müssen Arbeitgeber bei der Erhebung und Speicherung von Bewerberdaten achten?

Gemäß Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO gilt künftig, dass Unternehmen ihre Bewerber beim Eingang der Unterlagen über die Art der Datenerhebung informieren müssen. Das heißt: Der Arbeitgeber muss dokumentieren, welcher ausgeschriebenen Stelle die Bewerbungsunterlagen zugeordnet und wie lange die Unterlagen für den Bewerbungsvorgang gespeichert werden. Ist die Stelle einmal besetzt, besteht kein Grund mehr, die Informationen der abgelehnten Kandidaten aufzubewahren, es sei denn der Kandidat erteilt sein ausdrückliches Einverständnis, dass seine Unterlagen z.B. für eine andere Vakanz weiter gespeichert werden. Ist das nicht der Fall, müssen die Unterlagen zurückgegeben oder die Daten innerhalb von 3 Monaten gelöscht werden, es sei denn gegen den Arbeitgeber werden Diskriminierungsvorwürfe (§15 Abs.4 AGG) erhoben.

Gemäß Art. 15 DSGVO haben Bewerber zudem künftig das Recht, von dem Unternehmen umfangreiche Auskunft über die gespeicherten Daten zu verlangen, weswegen eine fortlaufende Dokumentation hinsichtlich des Zwecks der Datenspeicherung unerlässlich ist. Die Beweislast hinsichtlich der Einhaltung des Datenschutzes liegt bei dem Unternehmen.

Weitere Informationen zum Thema Arbeitsrecht für Arbeitgeber erhalten Sie auch unter https://scharf-und-wolter.de/arbeitsrecht-hamburg-arbeitg/