Wurde ein Arbeitsverhältnis beendet, stellt sich für viele Arbeitgeber die Frage, wie mit den Daten des Arbeitnehmers umzugehen ist. Diesbezüglich gibt es erhebliche Neuerungen, auf die Arbeitgeber in Zukunft achten müssen.

Löschungspflicht und Recht auf Vergessenwerden, Art. 17 DSGVO

Zukünftig sieht Art. 17 DSGVO, anders als bislang § 35 BDSG, mit dem neuen Recht auf Vergessenwerden umfassendere Löschpflichten des Arbeitgebers vor. Die Löschpflichten konkretisieren den Grundsatz der Speicherbegrenzung, wonach Daten nur verarbeitet werden dürfen, solange dies für den verfolgten Zweck erforderlich ist. Liegt einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Löschgründe vor, so muss der Arbeitgeber die davon betroffenen personenbezogenen Daten unverzüglich löschen und alle Empfänger von diesen Daten über die Löschung informieren.
Löschgründe sind z.B. Erledigung des Zwecks, Widerruf einer Einwilligung, unrechtmäßige Verarbeitung oder eine rechtliche Verpflichtung zum Löschen.

Tipp: Um sicherzustellen, dass Daten nicht länger als nötig gespeichert werden, sollten Arbeitgeber regelmäßig prüfen, ob ein Löschungsgrund vorliegt.

Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten

Hat der Arbeitgeber die personenbezogenen Daten sogar öffentlich gemacht, so muss er zusätzlich angemessene, auch technische, Maßnahmen ergreifen, um die Adressaten über den Löschungswunsch zu informieren. Damit haben Betroffene zukünftig das Recht, Informationen leichter wieder löschen zu lassen, wie z.B. Links zu den betroffenen Daten, Kopien und Replikationen.
Bsp.: Hinsichtlich der Daten und Fotos im Mitarbeiterprofil ist davon auszugehen, dass diese selbstständig von dem Arbeitgeber unverzüglich zu löschen sind. Ein Tätigwerden entspricht nicht nur dem Interesse des ehemalig Beschäftigten, sondern auch des Unternehmens, um Missverständnisse, wer wo für wen arbeitet, zu vermeiden.
Zudem kann nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses davon ausgegangen werden, dass der Arbeitnehmer seine Einwilligung bezüglich der weiteren Veröffentlichung von Daten, bspw. von Profilbildern auf der Homepage, widerruft. Ausgeschlossen werden kann die Befugnis zum Widerruf in Ausnahmefällen, wenn bspw. die Veröffentlichung von Fotos als solche Teile des Arbeitsvertrages sind, z.B. bei Models oder Schauspielern.

Keine sofortige Löschung des E-Mail-Accounts

Beim Ausscheiden des früheren Mitarbeiters stellt sich häufig die Frage, ob der Arbeitgeber den E-Mail-Account seines früheren Mitarbeiters ohne weiteres löschen darf. Wurde vom Arbeitgeber auch die private Nutzung des E-Mail-Postfachs gestattet, so vertritt die Rechtsprechung hierzu die Ansicht, dass von einer Löschung des E-Mail-Accounts solange Abstand genommen werden sollte, bis hinreichend geklärt ist, ob der Arbeitnehmer an einer Nutzung der Datenbestände seines Accounts kein Interesse mehr hat. Löscht der Arbeitgeber umgehend nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses das E-Mail-Postfach des Arbeitnehmers, ohne dass feststeht, dass dieser für die auf dem Account abgelegten Daten keine Verwendung mehr hat, macht er sich diesem gegenüber schadensersatzpflichtig.
Wurde die private Nutzung des E-Mail-Postfachs hingegen ausgeschlossen, so darf der Arbeitgeber alle dienstlichen sowie auch (unbefugten) privaten E-Mails löschen, da der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses alles herauszugeben hat, was er im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erlangt hat.

Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Auch neu ist das Recht auf Datenübertragbarkeit, das jetzt in Art. 20 DSGVO geregelt ist. Das neue Recht gibt Betroffenen die Möglichkeit, ihre Daten zu einem anderen Arbeitgeber „mitnehmen“ zu können. Arbeitgeber müssen Datensätze deswegen portabel gestalten können. Die Datenportabilität begründet darüber hinaus den Anspruch betroffener Personen auf eine Kopie verarbeiteter Daten. Die Übergabe muss in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format erfolgen. Für die Praxis wird die Umsetzung dieser Regelung aufwändig und auch teuer werden.

Weitere Informationen zum Thema Arbeitsrecht für Arbeitgeber erhalten Sie auch unter https://scharf-und-wolter.de/arbeitsrecht-hamburg-arbeitg/