Ein Zeugnis ist schriftlich zu erteilen und zu unterzeichnen. Anders als bei einer Kündigung kann das Zeugnis von vielen unterschiedlichen Personen unterschrieben werden. Neben dem Firmeninhaber oder z. B. dem GmbH-Geschäftsführer kann die Unterschrift auch durch einen Prokuristen, den Personalleiter oder einen anderen Vorgesetzten erfolgen. Ein Anspruch auf die Unterzeichnung durch eine bestimmte Person besteht nicht.

Existiert beim Arbeitgeber ein offizieller Briefbogen, so muss auch das Zeugnis auf einem solchen Bogen erstellt werden (BAG 3.393 – 5 AZR -82/92). Allerdings ist das Anschriftenfeld freizulassen und insbesondere nicht Namen und Adresse des Arbeitnehmers einzutragen, da dies den Eindruck erwecken könnte, das Zeugnis sei dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer nach einer außergerichtlichen oder gerichtlichen Auseinandersetzung über den Inhalt postalisch zugestellt worden (LAG Hamm 17.6.1999 – 4 Sa 2587/98).

Das Zeugnis ist in deutscher Sprache zu erteilen. Eine Überschrift »Zeugnis« ist nicht zwangsläufig erforderlich, wenn sich aus dem Inhalt ergibt, dass es sich um ein Zeugnis handelt. Um überflüssige Streitigkeiten zu vermeiden, soll die Bezeichnung »Zeugnis« aber gewählt werden.

Einen Rechtsanspruch auf ein orthographisch korrektes Zeugnis soll der Arbeitnehmer nach überwiegender Ansicht nicht haben; ich würde aber dringend dazu raten, Rechtschreibfehler zu korrigieren, auf die der Arbeitnehmer Sie hinweist. Zum einen wäre eine gerichtliche Auseinandersetzung hierüber wenig sinnvoll, zum anderen lassen Rechtschreibfehler auch ihr Unternehmen in keinem guten Licht erscheinen.

1. Die Wahrheitspflicht
Das BAG hat die Zeugniswahrheit als wichtigsten Grundsatz der Zeugniserstellung festgelegt. Dies bedeutet einerseits, dass die Fakten des Arbeitsverhältnisses korrekt wiedergegeben werden müssen. Andererseits müssen die Inhalte des Zeugnisses aber auch klar erkennbar und verständlich sein (Grundsatz der Zeugnisklarheit). Nicht zulässig sind versteckte Bemerkungen oder Hinweise, die den Zweck haben, eine andere Aussage zu vermitteln, als die die sich aus der äußeren Form oder dem Inhalt ergibt.

2. Die Wohlwollenspflicht
Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers leitet die Rechtsprechung die Pflicht des Arbeitgebers ab, ein wohlwollendes Zeugnis zu erteilen. Dies drückt sich darin aus, dass in Zeugnissen nur positive Formulierungen in verschiedenen Abstufungen benutzt werden.

Außerdem ist stets auf einen Gesamteindruck abzustellen. Einmalige Verfehlungen oder seltene Schlechtleistungen des Arbeitnehmers sollen ebensowenig einen Niederschlag im Zeugnis finden wie ausnahmsweise erzielte Erfolge.

3. Verjährung, Verwirkung
Der Zeugnisanspruch verjährt nach der normalen Verjährungsregelung gemäß § 195 BGB nach drei Jahren. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Verjährungsfrist nach § 199 BGB erst mit Ende des Jahres zu laufen beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Dies bedeutet, dass die Verjährungsfrist mit Ablauf des dritten Kalenderjahres nach Ende des Arbeitsverhältnisses endet.

Ist noch keine Verjährung eingetreten, so kann der Anspruch auf Zeugniserteilung an der Unmöglichkeit der Erstellung scheitern. Dies ist dann der Fall, wenn sich der Arbeitgeber bzw. die zuständigen Mitarbeiter nicht mehr an den Arbeitnehmer erinnern können und entsprechende Unterlagen nicht oder nicht mehr existieren.

Vor Ablauf der Verjährung kann der Zeugnisanspruch außerdem erlöschen, wenn er verwirkt wird. Damit Verwirkung eingreift ist grundsätzlich sowohl ein Zeitmoment (Anspruch längere Zeit nicht geltend gemacht) als auch ein Umstandsmoment (Verhalten, aus dem Arbeitgeber schließen kann, dass Anspruch nicht mehr geltend gemacht wird) erforderlich. So hat das BAG in einem Fall Verwirkung als gegeben angesehen, in dem ein Arbeitnehmer dreimal innerhalb von einem Jahr eine Zeugnisänderung verlangt habe und dann nachdem der Arbeitgeber nicht reagiert habe, zwei Jahre lang nichts getan hatte. In diesem Fall habe der Arbeitgeber nach einer so langen Zeit der Untätigkeit nicht mehr damit rechnen können, dass der Arbeitnehmer seinen Anspruch noch geltend macht (BAG v. DB 1988, S. 1071). Es gibt aber auch andere Stimmen in der Rechtsprechung, die davon ausgehen, dass ein Anspruch auf Zeugniserteilung bzw. Zeugnisberichtigung in der Regel nicht verwirkt werden könne (LAG Hamm v. 21.12.1993 – 4 Sa 1077/93), da hier finanzielle Belange des Arbeitgebers nicht betroffen sind, die Ansprüche für den Arbeitnehmer jedoch von erheblicher Bedeutung sind.

Gelten für das Arbeitsverhältnis Ausschlussfristen, so kann der Anspruch auf Erteilung bzw. Änderung des Zeugnisses nach deren Ablauf erlöschen. Entscheidend ist allerdings hier die Klärung der Frage, ob die Ausschlussfrist sämtliche Ansprüche (also auch den Zeugnisanspruch) umfassen sollen oder nicht.

Ob der Arbeitnehmer auf die Erteilung eines Zeugnisses verzichten kann, hat das BAG noch nicht entschieden. Ein Verzicht kann aber allenfalls nach Ende des Arbeitsverhältnisses und auch nur ausdrücklich erfolgen. Sogenannte Generalquittungen in Vergleichen oder in Aufhebungs- bzw. Abwicklungsverträgen führen regelmäßig nicht zum Verlust des Zeugnisanspruches.

Erteilt der Arbeitgeber ein Zeugnis und geht dieses dem Arbeitnehmer verloren, so geht die überwiegende Meinung dahin, dass in einem solchen Fall ein zweites Zeugnis (= weiteres Original und keine Kopie) erteilt werden muss. Etwaige Kosten hierfür hat der Arbeitnehmer zu tragen.

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