Man könnte denken, dass es dann ganz einfach ist – schließlich habe ich oben dargelegt, dass Arbeitsverträge sogar mündlich geschlossen werden können. Leider ist die Praxis eine andere, da jeder (gute) Arbeitsvertrag im Ergebnis doch eine Befristung enthält. Warum ist das so?
Jeder Arbeitsvertrag sollte eine Regelung enthalten, dass das Arbeitsverhältnis mit Erreichen des Renteneintrittsalters automatisch endet. Diese Regelung stellt technisch gesehen eine Befristung dar, was dazu führt, dass hier das Schriftformerfordernis gilt. Dies bedeutet, dass im Ergebnis jeder Arbeitsvertrag schriftlich zu schließen ist.

Geht hier eine elektronische Signatur?

Klar ist, dass die einfache und die fortgeschrittene elektronische Signatur nicht ausreichend sind. Was ist aber mit der qualifizierten elektronischen Signatur?
Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat mehrfach, zuletzt mit Urteil vom 16.03.2022 (Az. 23 Sa 1133/21) die Meinung vertreten, dass eine Befristung mittels qualifizierter elektronischer Signatur wirksam vereinbart werden kann. Es gibt allerdings auch viele Stimmen in der juristischen Literatur, die dies anders sehen. Hier werden wir abwarten müssen, bis das Bundesarbeitsgericht (ggf. sogar der Europäische Gerichtshof) abschließend entscheidet. Bis dahin können wir aufgrund der anwaltlichen Vorsicht nicht dazu raten, Befristungen mittels qualifizierter elektronischer Signatur zu vereinbaren.
Nachvertragliches Wettbewerbsverbot
Während des Arbeitsverhältnisses ist jede Konkurrenztätigkeit zulasten des Arbeitgebers verboten. In stark umkämpften Branchen wollen Arbeitgeber , dass dieses Konkurrenzverbot auch nach Ende eines Arbeitsverhältnisses weitergilt.

Das ist grundsätzlich möglich, wenn ein sogenanntes nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart wird. Hierdurch kann einem Arbeitnehmer für eine Dauer von bis zu zwei Jahren eine Konkurrenztätigkeit untersagt werden, wenn der Arbeitgeber hierfür im Gegenzug eine sogenannte Karenzentschädigung zahlt, die die Hälfte der zuletzt bezogenen Vergütung nicht unterschreiten darf.
Eine solche Vereinbarung ist allerdings nur wirksam, wenn die Vereinbarung schriftlich geschlossen wird und der Arbeitgeber die von ihm unterzeichnete Urkunde dem Arbeitnehmer aushändigt (§ 74 Abs. 1 HGB). Zu der Frage, ob auch hier eine elektronische Signatur möglich ist (dann ohnehin nur die qualifizierte elektronische Signatur) gibt es bislang noch keine arbeitsgerichtlichen Entscheidung. Auch hier kann aus anwaltlicher Sicht also nur zur klassischen Schriftform mit Stift und Papier geraten werden.
Das neue Nachweisgesetz

Wie von uns bereits berichtet
https://www.xing.com/communities/posts/arbeitsrecht-fuer-arbeitgeber-1024177660
wird das neue Nachweisgesetz voraussichtlich zum 01.08.2022 in Kraft treten. Dieses enthält zum einen eine deutliche Ausweitung der Punkte, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nachweisen muss. Weiterhin bleibt es beim Nachweis (wie bisher) bei der Schriftform – die Nutzung der elektronischen Form ist ausdrücklich im Gesetz ausgeschlossen.
Das bedeutet, dass Sie den Nachweis ebenfalls nur klassisch im Original unterzeichnet durch ein Papierdokument erbringen können.
Wenn Sie wissen wollen, wie Sie hier am besten vorgehen, und welche Punkte in dem Nachweisdokument enthalten sein müssen, lege ich Ihnen unser Webinar am 14.07. von 16:00 – 17:30 Uhr an Herz (€ 69 zzgl. USt. pro Teilnehmer):
https://www.xing.com/events/nachweisgesetz-mucke-elefanten-4051829
Abmahnung
Für Abmahnungen gibt ein keine Formvorschriften, sodass auch deren Erstellung in jeglicher elektronischen Form rechtlich möglich ist. Sinnvoll ist stets eine Form, die es in einem späteren Kündigungsschutzverfahren ermöglicht zweifelsfrei zu beweisen, mit welchem konkreten Inhalt die Abmahnung ausgesprochen wurde. Eine mündliche Abmahnung ist daher wenig sinnvoll.
Betriebsratsanhörung
Hier gilt das gleiche wie bei der Abmahnung – es gibt keine Formvorschriften, sodass auch jede elektronische Variante möglich ist. Auch hier kann es aber – wie bei Abmahnungen – auf den späteren Beweis ankommen, sodass ebenfalls mündliche Anhörungen wenig erfolgversprechend sind.

Kündigung/Aufhebungsvertrag

Bei der Kündigung sowie beim Aufhebungsvertrag sieht § 623 BGB ausdrücklich die Schriftform vor. Überdies ist dort geregelt, dass die elektronische Form ausgeschlossen ist. Auch hier müssen also Papier und Stift bemüht werden und selbst eine qualifizierte elektronische Signatur kommt nicht in Betracht. Jeder Verstoß gegen das gesetzliche Schriftformgebot führt automatisch zur Unwirksamkeit der Kündigung. Hinzu kommt, dass Fehler bei der Schriftform von Kündigungen vor dem Arbeitsgericht nicht innerhalb der 3-wöchigen Klagefrist gerügt werden müssen. Ein Arbeitnehmer kann also auch nicht deutlich nach dieser Frist das Arbeitsgericht einschalten und gegen seinen Arbeitgeber klagen, weil die Kündigung nicht schriftlich erfolgte.
Zeugnis
§ 109 Gewerbeordnung schreibt für die Erteilung eines Zeugnisses die Schriftform vor und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Auch hier bleibt es somit bei der Originalunterschrift.

Und die Beweislage?

Im Streitfall muss vor dem Arbeitsgericht immer derjenige die Tatsachen beweisen, die für ihn günstig ist. Will sich ein Arbeitgeber sich auf die Wirksamkeit einer Kündigung berufen, muss er also die Einhaltung der Schriftform beweisen.
Besonders problematisch kann diese Beweislage bei der Vereinbarung einer Befristung bis zu Erreichung des Renteneintrittsalters sein. Wurde hier eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet, wird der Arbeitgeber ggf. 20-30 Jahre später beweisen müssen, dass beide Parteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) die Vereinbarung ordnungsgemäß qualifiziert elektronisch signiert haben.
Ob hier ein geeignetes Verfahren verwendet wurde, ob die Signatur tatsächlich von der richtigen Person stammt, die sich ausreichend authentifiziert hat, wird man nur durch ein Gutachten eines IT-Fachmanns beweisen können. Dies wird an sich schon aufwändig und schwierig sein. Komplizierter wird dies zusätzlich dann, wenn der Arbeitgeber seit der damaligen Unterzeichnung sein System zur elektronischen Verwaltung seiner Personalakten bzw. den Anbieter für die elektronischen Signatur (ggf. mehrfach) gewechselt hat.
Auch vor diesem Hintergrund sollte sich jeder Arbeitgeber also genau überlegen, in welcher Situation er ggf. welchen Anbieter für welche Form der elektronische Signatur nutzen will.